Projetos

5 práticas sobre Kanban para ser expert em Gestão de Projetos

João Paulo Beluca
1107 3 minutos de leitura
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A metodologia Kanban (palavra japonesa para registro, placa ou quadro) foi pensada justamente para criar um fluxo ágil de desenvolvimento das atividades de um projeto. Possibilitando entregas contínuas, o Kanban é estruturado em estágios que permitem visualizar, passo a passo, o progresso das atividades.

Assim, é possível que um projeto seja fracionado em partes menores, que são desenvolvidas em um fluxo incremental até que o produto esteja finalizado.

Em sua concepção original, o Kanban é estruturado em três fases principais que representam os status de cada tarefa: To do (a fazer), Doing (fazendo/sendo feita) e Done (feito).

Separando estas três fases de forma visual (em um quadro, planilha ou até mesmo em um software) você terá atividades circulando entre elas. Fica mais ou menos como na imagem a seguir:

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Tendo a metodologia Kanban aplicada a bons softwares de Gestão de Projetos, no final do desenvolvimento de cada atividade você poderá inferir dados como tempo de execução, orçamento exigido, gargalos no processo e uma série de outras informações relevantes para a gestão ágil de equipes de desenvolvimento.

Mas, não é apenas tão simples quanto parece. Aplicar o Kanban na Gestão ágil de Projetos exige atenção a alguns pontos que podem ser a chave do sucesso.

Por isso, pensando em te ajudar a extrair o máximo dessa metodologia, listamos 5 boas práticas sobre Kanban para que você seja um expert na gestão de seus projetos. Confira a seguir:

1. Crie um fluxo de trabalho coerente com seus processos

Como já citamos, originalmente o Kanban é dividido em três partes que sinalizam os estágios do desenvolvimento de cada atividade dentro do projeto – To do, Doing e Done.

Entretanto, isso não significa que você deve seguir a risca e segmentar os status de suas tarefas apenas nestes três estágios.

Para que o Kanban tenha sucesso em sua estratégia de gestão é preciso estruturar um fluxo de trabalho que esteja de acordo com a realidade de seu processo de desenvolvimento.

Portanto, entender a forma como o Kanban pode se adequar aos seus processos e adaptá-lo ao fluxo de trabalho de sua empresa é o primeiro passo para que a aplicação dessa metodologia seja um facilitador, e não apenas mais um entrave burocrático.

2. Tenha prioridades no Kanban

Sabemos que a fila de desenvolvimento pode ser uma fonte inesgotável de tarefas a fazer, e que nem sempre é fácil estabelecer prioridades pois tudo parece ser igualmente urgente.

Entretanto, saber determinar o que é mais importante entre as tarefas que precisam ser realizadas é muito importante para que você não se depare com entraves no desenvolvimento de um projeto.

Além disso, estabelecer ordem de importância para o que precisa ser feito também ajuda a equipe a ter mais foco para cumprir as tarefas, evitando as conhecidas interrupções para “apagar incêndios” de outras atividades prioritárias que foram deixadas para trás no momento do planejamento.

3. Limite a quantidade de atividades em progresso

Com uma grande quantidade de itens a fazer, é comum que a equipe se torne ansiosa para dar vazão ao cumprimento das tarefas. Porém, uma grande quantidade de atividades em andamento ao mesmo tempo pode nada mais ser do que um gargalo em seu processo de desenvolvimento.

Limitar a quantidade de itens que podem estar paralelamente em desenvolvimento é uma prática essencial para que o intuito do Kanban não se perca, já que a ideia é manter um fluxo crescente de entrega de valor ao cliente, e não apenas um amontoado de tarefas pendentes que transitam de um estágio para outro.

Incentive que cada membro da equipe priorize uma única atividade por vez para finalizá-la por completo e, então, disponibilizá-la para a próxima etapa.

Dessa forma, você mantém um fluxo produtivo sem sobrecargas para todos os estágios.

4. Organize categorias dentro de cada etapa

Se você é um desenvolvedor ou um gestor de projetos, sabe que não existe um único tipo de tarefa envolvido em um projeto de desenvolvimento de software.

Assim, criar subcategorias dentro dos estágios das atividades (a fazer, sendo feitas e finalizadas) é muito importante para que sempre consiga visualizar qual subcategoria mais tem ocupado sua equipe.

Por exemplo, dentro do desenvolvimento é possível categorizar as atividades em bugs, novos recursos, atualizações e uma série de outras. Dessa forma, fica visivelmente mais fácil de identificar qual área mais tem exigido esforços de sua equipe para agir sobre. 

5. Analise periodicamente os obstáculos

Analisar obstáculos e dificuldades enfrentados durante a execução de um projeto pode parecer algo óbvio, mas muita gente ainda ignora a importância de diagnosticar periodicamente os entraves de seu processo.

Por isso, nossa última indicação de boas práticas chama atenção justamente para esse ponto: a análise de obstáculos.

Como já dissemos, adotando a metodologia Kanban fica visivelmente claro quais são as etapas que mais travam o fluxo de trabalho de sua equipe.

Entretanto, apenas visualizar não resolve o problema. É preciso investigar os motivos que fazem com que uma grande quantidade de atividades fiquem represadas para então agir sobre.

Agora que você já sabe as principais boas práticas para aplicar o Kanban na gestão ágil de projetos, temos uma ótima novidade. Uma das atualizações mais recentes do módulo de Gestão de Projetos do Procedo disponibilizou a gestão de atividades no formato Kanban.

Analisando a estrutura dessa funcionalidade no Procedo, ficam claras muitas das dicas que demos nos itens acima.

Um ótimo exemplo é o limite de atividades em progresso. No Procedo, é possível parametrizar a quantidade de tarefas que podem estar em execução ao mesmo tempo. Quando atingido este limite, a etapa fica em destaque, chamando a atenção para o entrave no processo.

Além disso, no Procedo, em cada atividade é possível mensurar a quantidade de horas gastas através do recurso time tracker, que totaliza os apontamentos de cada atividade, e também a soma geral de horas gastas no projeto (disponibilizadas no dashboard).

Para o gestor, essa funcionalidade é um grande avanço no gerenciamento das atividades da equipe, pois se torna muito mais fácil e rápido acompanhar em tempo real os status de tudo o que está sendo produzido por sua equipe.

Aplicando estas 5 dicas e contando com a ajuda de um bom software, você com certeza estará no caminho do expertise em Gestão de Projetos. Tem mais alguma dica sobre Kanban para compartilhar? Conta pra gente nos comentários!

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