Projetos

4 dicas para uma gestão de projetos eficiente

João Paulo Beluca
380 2 minutos de leitura
gestão de projetos eficiente

Eficiência é a palavra de ordem no mundo empresarial. Racionalizar custos, diminuir riscos, otimizar resultados e melhorar a lucratividade são demandas constantes nos mercados competitivos. Nos bastidores das grandes vendas, existem sempre processos maduros de apoio à gestão de projetos.

Os melhores produtos resultam de processos eficazes e de negociações assertivas. A efetividade operacional viabiliza decisões gerenciais acertadas e evita retrabalho, com isso, ganha-se tempo para aperfeiçoar o negócio da empresa.

Projeto é o empreendimento temporário que gera produtos e/ou serviços exclusivos, intangíveis ou não, levando em conta os recursos materiais, humanos e financeiros disponíveis. Já os processos são rotinas internas de uma empresa que possibilitam o alcance dos objetivos estratégicos do negócio.

Gerir projetos envolve monitorar e controlar atividades, prazos, custos, pessoas e processos e adequá-los às metas da empresa de modo a possibilitar o retorno dos investimentos financeiros. Diante desse contexto, confira abaixo as 4 dicas para uma gestão de projetos com eficiência.

1 – Modernize a gestão de projetos

A tecnologia é uma grande aliada do gestor de projetos visto que automatiza procedimentos e acelera a resolução de problemas. Não aproveitar os progressos da modernização é permitir a ineficiência e a defasagem negocial.

Sistemas informatizados com hospedagem na nuvem podem apresentar custos acessíveis até mesmo para os pequenos empresários e, com isso, agilizar as comunicações entre as equipes de trabalho, compartilhar arquivos de rotinas, reduzir o uso de documentos impressos e facilitar a chegada dos produtos aos clientes.

2 – Estime prazos realistas

A entrega de produtos e de serviços dentro do prazo acordado com o cliente evita desgastes na equipe do projeto e aumenta a credibilidade da empresa no mercado. Manter uma boa reputação com a clientela é garantir a competitividade e a sobrevivência da organização.

Uma recomendação interessante é definir datas no início da semana para a entrega dos resultados do projeto a fim de reduzir as probabilidades de atrasos e cumprir os requisitos sem perder a qualidade.

É importante também estimar os prazos de acordo com as particularidades da equipe para se propiciar um ambiente de trabalho eficiente e sustentável.

3 – Comunique-se com a equipe e com os clientes

A transparência é fundamental para qualquer tipo de comunicação. É necessário que a equipe entenda exatamente quais são as demandas e as atividades do projeto a fim de evitar ruídos e retrabalhos. Mais importante ainda é manter o alinhamento com as exigências dos clientes.

Falhas de comunicação são as principais causas de insucesso em projetos. É preciso que o gestor de projetos entenda profundamente os fluxos financeiros da empresa para corrigir os gargalos nos processos internos e otimizar as rotinas administrativas.

É interessante também registrar e formalizar todas as comunicações do projeto a fim de evitar a perda de informações e gerar uma base de conhecimento para lições aprendidas.

4 – Monitore a execução do projeto

Controlar o andamento dos projetos é a essência das práticas de gestão. Ajustar as rotas do projeto permite ações corretivas imediatas e impede que os riscos se tornem grandes obstáculos e prejuízos.

É necessário medir o desempenho da equipe do projeto constantemente para identificar desvios do planejamento e alcançar os objetivos estratégicos do negócio. Lembre-se que nos bastidores das grandes negociações, existirão sempre processos maduros de controle da gestão de projetos.

Ainda tem dúvidas sobre como alcançar uma gestão de projetos eficiente? Compartilhe com a gente nos comentários!

 

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